Dans la gestion de projets logiciels, et plus particulièrement dans le cadre des méthodologies agiles, la Definition of Ready (DoR) est un concept clé qui joue un rôle crucial dans la préparation des travaux à réaliser. Elle constitue un ensemble de critères qui définissent si une tâche, une user story ou un élément du backlog est suffisamment clair et complet pour être pris en charge par l’équipe de développement. Cet article explore le concept, les objectifs de la DoR, et propose des conseils pour l’établir et assurer son adoption par toutes les parties prenantes.

Qu’est-ce que la Definition of Ready (DoR) ?

La Definition of Ready est une liste de critères ou de conditions à remplir avant qu’un élément de travail puisse être considéré comme prêt à être exécuté. Elle agit comme un filtre qui garantit que l’équipe de développement dispose de toutes les informations nécessaires pour entamer le travail sans ambiguïté ni blocage.

Par exemple, une user story (histoire utilisateur) pourrait être considérée comme “ready” si elle répond aux critères suivants :

• Elle est bien rédigée et compréhensible par tous (utilisation du format INVEST).
• Les critères d’acceptation sont clairement définis.
• Toutes les dépendances externes ont été identifiées et prises en charge.
• Les estimations de complexité ou d’effort ont été effectuées.
• L’objectif métier est clairement spécifié.

Objectifs de la Definition of Ready

L’objectif principal de la DoR est d’améliorer la productivité et la qualité du travail en éliminant les incertitudes. Plus précisément, la DoR permet de :

1. Réduire les blocages en cours de sprint : Lorsque les tâches sont bien préparées, les équipes ne perdent pas de temps à rechercher des informations ou à clarifier des exigences.
2. Améliorer la collaboration entre les parties prenantes : Les critères de la DoR incitent à une communication proactive et à une meilleure compréhension des besoins.
3. Garantir un backlog de qualité : Elle assure que seuls les éléments bien préparés sont ajoutés à la planification du sprint.
4. Favoriser une meilleure prévisibilité : Les équipes peuvent estimer plus précisément les efforts nécessaires pour accomplir un travail bien défini.

Comment établir une Definition of Ready ?

1. Impliquer toutes les parties prenantes

La DoR doit être co-construite par toutes les parties prenantes concernées, notamment le Product Owner, l’équipe de développement, et parfois les parties externes. Cette approche collaborative garantit que la liste des critères répond aux besoins de tous.

2. Définir des critères clairs et mesurables

Les critères doivent être compréhensibles, objectifs et mesurables. Voici quelques exemples :

• La user story doit respecter le format INVEST (Indépendante, Négociable, Valorisable, Estimable, Suffisamment petite et Testable).
• Les critères d’acceptation doivent être rédigés et validés.
• Tous les documents d’accompagnement nécessaires (maquettes, spécifications, etc.) doivent être disponibles.
• Les dépendances avec d’autres équipes ou services doivent être identifiées et planifiées.

3. Intégrer la DoR dans le processus agile

La DoR doit être utilisée dans les cérémonies agiles telles que le refinement (raffinement) du backlog ou les revues de sprint. Par exemple, lors des sessions de refinement, l’équipe peut vérifier que chaque élément satisfait les critères avant de le considérer comme prêt.

4. Documenter et partager la DoR

La DoR doit être documentée dans un espace accessible à tous (par exemple, un wiki ou un outil de gestion de projet). Cela garantit que chaque membre de l’équipe ou toute nouvelle recrue peut s’y référer facilement.

5. Adapter la DoR en continu

La DoR n’est pas figée. Elle doit être revue et ajustée régulièrement pour s’adapter aux besoins changeants du projet ou aux retours d’expérience de l’équipe.

Aligner les différentes parties prenantes autour de la DoR

L’alignement des parties prenantes autour de la DoR nécessite une communication efficace et une compréhension partagée des objectifs. Voici quelques conseils :

• Sensibiliser à l’importance de la DoR : Expliquez comment elle contribue à réduire les blocages et à améliorer la qualité du travail.
• Organiser des ateliers collaboratifs : Impliquez les parties prenantes dans la définition des critères pour obtenir leur adhésion.
• Prioriser les critères essentiels : Commencez par une DoR simple et ajoutez des critères au fur et à mesure que l’équipe gagne en maturité.
• Encourager la transparence : Utilisez la DoR comme un outil pour clarifier les attentes et réduire les malentendus.

Exemple de Definition of Ready

Voici un exemple de DoR pour une user story dans un projet logiciel :

1.Compréhension des besoins

• La user story est rédigée et utilise le format INVEST.
• Les objectifs métier associés à la story sont définis.

2.Critères d’acceptation

• Les critères d’acceptation sont clairs, complets et validés par le Product Owner.

3.Dépendances

• Les dépendances avec d’autres tâches ou équipes ont été identifiées.
• Les parties prenantes externes nécessaires ont été consultées.

4.Données et supports

• Toutes les maquettes, spécifications techniques ou autres documents nécessaires sont disponibles.
• Les données d’entrée nécessaires pour tester la fonctionnalité sont définies.

5.Estimation

• La complexité de la tâche a été estimée en points de story ou en heures.

Conseils pour mettre en place une DoR efficace

1. Commencez simple : Ne surchargez pas la DoR avec trop de critères au début. Concentrez-vous sur les éléments essentiels.
2. Faites preuve de flexibilité : Adaptez la DoR en fonction des retours d’expérience de l’équipe.
3. Assurez-vous qu’elle est réaliste : Les critères doivent être atteignables dans un délai raisonnable.
4. Formez les équipes : Assurez-vous que chaque membre comprend et applique les principes de la DoR.
5. Intégrez la DoR aux outils existants : Si vous utilisez un outil comme Jira, intégrez les critères directement dans les workflows pour qu’ils soient visibles et vérifiables.

Conclusion

La Definition of Ready est un outil puissant pour garantir la qualité et la fluidité du travail dans les projets logiciels. En définissant des critères clairs et partagés, elle réduit les risques de blocages et améliore la collaboration entre les parties prenantes. En prenant le temps de bien l’établir et de l’intégrer aux processus agiles, les équipes peuvent maximiser leur efficacité et produire des livrables de meilleure qualité.